Dolazi vrijeme godišnjih odmora kad ćemo reducirati svoje digitalne aktivnosti, pogotovo one poslovne. No prije odlaska, odgovorni kakvi jesmo, na svom e-sandučiću postavit ćemo tzv. out of office poruku, obavijest da nismo u uredu.

Jednostavno, kad nam netko u zadanom periodu pošalje e-mail, dobit će poruku da smo odsutni, na odmoru ili putovanju. Uobičajeno se to radi za poslovnu elektroničku poštu, no nitko vam ne brani da takvu poruku postavite i za svoj privatni račun ako znate da nećete moći ažurno odgovarati.

Osnovni elementi

O kojem god računu je riječ, to možete izvesti putem e-mail klijenta ili s weba. Elementi i postupak u svakom su slučaju isti i samorazumljivi: označite period za koji će vrijediti automatska poruka i napišete prigodan tekstić.

Primjerice, ako ste na računalu u svom Gmail računu, pritisnite simbol zupčanika u gornjem desnom kutu i nakon toga Settings. Na dnu prozora koji će se otvoriti pronaći ćete Vacation responder, gdje upisujete svoju automatsku poruku i period za koji će vrijediti. Na raspolaganju vam je i mogućnost da se poruka šalje samo vašim kontaktima, a ne svima.

Što napisati?

Ako je riječ o službenoj pošti, uobičajeno je napisati nešto kao:
Pozdrav, izvan ureda sam (od – do ili samo do) , za hitne slučajeve nazovite me na <broj mobitela>. Odgovorit ću Vam čim se vratim.
Ili: za hitne slučajeve obratite se mom kolegi <ime, prezime i e-adresa kolege>.

Kako napisati?

Svaka organizacija ima svoj stil komunikacije i vi biste se kao zaposlenik toga trebali držati u svim prilikama (čak i kad objavljujete da odlazite u drugu tvrtku). U nekim je sektorima uobičajen vrlo formalan stil (npr. korporacije, banke i državna uprava), a u drugima opušteniji i slobodniji (npr. IT startupi, kreativne agencije), pa o tome vodite računa pišući ovu  poruku.

Podržava li vaša tvrtka neformalan način komunikacije s poslovnim partnerima i klijentima, možete dati oduška svojoj kreativnosti i ubaciti dozu humora. Kao i sve ostalo, inspiraciju potražite na internetu, gdje postoji mnogo duhovitih primjera.

Naravno, isto vrijedi kad pišete svojim prijateljima.

U tim slučajevima možete biti posve iskreni i emocionalni pa, primjerice, priznati da ste ženi obećali da na godišnjem nećete svako malo biti na službenom telefonu. Ili da ste jedva dočekali godišnji da odmorite mozak razmišljajući samo o temperaturi mora i okusima sladoleda.

Kada biti dostupan?

Budimo iskreni, svi ćemo tijekom odmora koji put zaviriti u službeni mail da provjerimo je li se dogodila kakva katastrofa. I to je dobro, kažu psiholozi, jer ćete se lakše opustiti znajući je da u uredu sve pod kontrolom.

Neki zaposlenici imaju taktiku da, umjesto držanja službenog mobitela stalno uključenim, na kraju dana provjere poštu i odgovore na poruke koje smatraju hitnima. Istina, bit će pošiljatelja koji će se naći uvrijeđenima jer nisu dobili odgovor, ali takvo određivanje prioriteta imamo i kad smo u uredu, zar ne?

Za koju god taktiku se odlučili, samo nemojte imati grižnju savjesti što se vaše kolege bore s nekim problemom, a vi ništa ne radite. Znate da vam je odmor potreban, a svaki pametan šef zna da je odmoren i zadovoljan radnik najbolji radnik.

Komentiraj

Please enter your comment!
Please enter your name here

Ova web-stranica koristi Akismet za zaštitu protiv spama. Saznajte kako se obrađuju podaci komentara.